E-Rechnungs-Pflicht 2025/2026: Das müssen Unternehmen tun

Die E-Rechnungs-Pflicht kurz erklärt

Die E-Rechnungs-Pflicht verändert seit 2025 den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen in Deutschland grundlegend. Im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) reicht die klassische Papier- oder PDF-Rechnung künftig nicht mehr aus – schrittweise wird die strukturierte elektronische Rechnung zum Standard. Dieser Beitrag ordnet die wichtigsten Fristen ein, erklärt die zulässigen Formate und zeigt, wie Sie sich praktisch vorbereiten. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung; bei konkreten Fragen sollten Sie Ihren Steuerberater einbeziehen.

Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und ohne Übergangsfrist. Das bedeutet konkret: Sendet Ihnen ein Geschäftspartner eine E-Rechnung, müssen Sie in der Lage sein, diese entgegenzunehmen, auszulesen und ordnungsgemäß aufzubewahren. In der Praxis heißt das, dass Sie eingehende E-Rechnungen zuverlässig annehmen und die enthaltenen Daten strukturiert weiterverarbeiten können sollten.

Übergangsfristen für den Versand

Beim Versand von Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden.
• Ab 2027 wird der Versand elektronischer Rechnungen für Unternehmen mit hohem Vorjahresumsatz verpflichtend.
• Ab 2028 gilt die Versandpflicht grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.

Auch wenn der verpflichtende Versand für viele Betriebe erst später greift, lohnt sich die frühzeitige Umstellung – schon allein, weil Ihre Geschäftspartner Ihnen jederzeit E-Rechnungen schicken dürfen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Ein häufiges Missverständnis: Ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann – kein reines Bild und kein eingescanntes Dokument. Genau diese Struktur ermöglicht die durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung vom Versand bis zur Buchung.

Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland sind zwei Formate etabliert, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

• XRechnung: ein reines XML-Format, das ausschließlich strukturierte Daten enthält.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML kombiniert – für Menschen lesbar und zugleich maschinell auswertbar.

Welches Format für Sie passend ist, hängt unter anderem von den Anforderungen Ihrer Empfänger ab. XRechnung liefert reine Strukturdaten, während ZUGFeRD durch die zusätzliche PDF-Ansicht zugleich menschenlesbar bleibt. Klären Sie daher am besten mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern, welches Format sie erwarten.

So bereiten Sie sich auf die E-Rechnungs-Pflicht vor

Damit die Umstellung reibungslos gelingt, sind einige Punkte sinnvoll:

• Stellen Sie sicher, dass Sie eingehende E-Rechnungen zuverlässig empfangen und auslesen können.
• Prüfen Sie Ihre Stammdaten – vollständige Adressen und korrekte Steuerangaben sind Voraussetzung für normkonforme Rechnungen.
• Klären Sie, welches Format Ihre wichtigsten Geschäftspartner erwarten.
• Sorgen Sie für eine GoBD-konforme, nachvollziehbare Archivierung Ihrer Rechnungen.

E-Rechnungen mit Stella Workspace erstellen und empfangen

Stella Workspace unterstützt Sie bei den zentralen Schritten der E-Rechnungs-Pflicht – ohne zusätzliche Speziallösung.

Normkonform erstellen

Aus einem bestehenden Angebot oder Auftrag erzeugen Sie mit wenigen Klicks eine normkonforme E-Rechnung in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931. Sie müssen die Daten nicht doppelt erfassen – die vorhandenen Angaben werden übernommen.

Vor dem Versand prüfen

Damit eine Rechnung nicht an einem fehlenden Pflichtfeld scheitert, prüft Stella die Pflichtangaben – etwa die vollständige Käuferadresse – bereits vor dem Versand. Fehlende Angaben werden verständlich ausgewiesen, sodass Sie sie direkt ergänzen können.

Empfangen und automatisch auslesen

Eingehende E-Rechnungen nimmt Stella entgegen und liest die enthaltenen Daten automatisch aus. So entfällt die manuelle Erfassung und Übertragungsfehler werden reduziert.

GoBD-konform archivieren

Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert – ein wichtiger Baustein für die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Das Hosting erfolgt in Deutschland, und die Verarbeitung ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt.

Fazit

Die E-Rechnungs-Pflicht ist kein fernes Zukunftsthema: Die Empfangspflicht gilt bereits, und die Versandpflicht kommt gestaffelt bis 2028. Wer die Umstellung frühzeitig angeht, vermeidet Zeitdruck und profitiert von schlankeren Abläufen. Beachten Sie dabei, dass dieser Beitrag nach aktuellem Stand informiert und keine Rechts- oder Steuerberatung darstellt.

Erfahren Sie auf unserer Seite zur E-Rechnung, wie Sie normkonforme Rechnungen erstellen, prüfen und empfangen – oder fordern Sie eine Demo an und sehen Sie den Ablauf live.