Arbeitszeiterfassung: Pflicht und digitale Lösung im Betrieb

Arbeitszeiterfassung: Der aktuelle Stand für Betriebe

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland nach aktuellem Stand keine freiwillige Option mehr, sondern für Arbeitgeber verpflichtend. Für viele kleine und mittlere Betriebe stellt sich damit die praktische Frage, wie sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar und mit vertretbarem Aufwand dokumentieren. Dieser Beitrag ordnet die rechtliche Lage ein und zeigt, wie eine digitale Erfassung im Arbeitsalltag aussehen kann. Ein Hinweis vorab: Dies ist keine Rechtsberatung — für die verbindliche Bewertung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Stelle.

Das BAG-Urteil vom 13. September 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits jetzt verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Die Entscheidung schließt an das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 an. Der Kern nach aktuellem Stand: Arbeitgeber sollen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen und nicht nur lückenhaft dokumentieren.

Was eine gesetzliche Konkretisierung bringen soll

Eine gesetzliche Konkretisierung in Form einer Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist nach aktuellem Stand in Vorbereitung. Im Kern geht es um die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich in elektronischer Form. Einzelheiten, Ausnahmen und mögliche Übergangsfristen können sich im laufenden Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Betriebe, die schon heute auf eine saubere, nachvollziehbare Lösung setzen, sind auf kommende Anforderungen erfahrungsgemäß besser vorbereitet.

Warum Zettel und Excel-Listen an ihre Grenzen stoßen

Handschriftliche Stundenzettel und lose gepflegte Excel-Listen erfüllen den Zweck auf den ersten Blick, sind in der Praxis aber fehleranfällig und im Zweifel schwer nachzuweisen. Typische Schwachstellen:

• Übertragungsfehler entstehen leicht beim nachträglichen Abtippen.
• Nachträgliche Änderungen lassen sich kaum nachvollziehen.
• Fehlende oder vergessene Einträge fallen oft erst am Monatsende auf.
• Die Auswertung kostet spürbar Zeit und muss manuell zusammengerechnet werden.
• Im Streitfall ist ein belastbarer Nachweis nur schwer zu führen.

Eine digitale Arbeitszeiterfassung setzt genau hier an: Einträge entstehen im Moment der Tätigkeit, bleiben nachvollziehbar und lassen sich jederzeit auswerten.

Digitale Arbeitszeiterfassung in der Praxis

Stella Workspace bringt die Arbeitszeiterfassung als festen Bestandteil der Software mit. Die Funktionen sind so aufgebaut, dass sie sowohl im Büro als auch mobil funktionieren und ohne separates Zusatzsystem auskommen.

Digitale Stempeluhr

Beschäftigte erfassen Kommen und Gehen per Klick — am Arbeitsplatz oder mobil unterwegs. So entsteht die tägliche Arbeitszeit direkt bei Beginn und Ende der Tätigkeit, statt sie später aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Urlaub und Abwesenheiten

Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten werden zentral verwaltet und fließen in die Auswertung ein. Damit ergibt sich ein vollständiges Bild der geleisteten und der geplanten Zeiten, ohne parallele Listen pflegen zu müssen.

Soll-/Ist-Vergleich mit Saldo

Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter stellt Stella die vereinbarte Sollzeit der tatsächlich erfassten Istzeit gegenüber und weist den Saldo aus. Mehr- und Minderstunden sind dadurch jederzeit transparent — für die Beschäftigten selbst wie für die Betriebsleitung.

Projektbezogene Zeiterfassung

Zeiten lassen sich direkt auf Projekte buchen und anschließend abrechnen. So dient dieselbe Erfassung zugleich der Dokumentation und der wirtschaftlichen Auswertung — erfasste Stunden können ohne Umweg in Angebote und Rechnungen übernommen werden.

Monatsauswertungen pro Mitarbeiter

Pro Mitarbeiter stehen Monatsauswertungen bereit, die Arbeitszeiten übersichtlich zusammenfassen. Das erleichtert die interne Kontrolle, die Lohnabrechnung und die Dokumentation gegenüber Dritten.

Worauf Betriebe jetzt achten sollten

Unabhängig vom weiteren Gesetzgebungsverfahren spricht viel dafür, die Arbeitszeiterfassung frühzeitig zu digitalisieren. Wichtig ist, dass die Erfassung vollständig ist, Beginn, Ende und Dauer abbildet und für alle Beteiligten nachvollziehbar bleibt. Ebenso zählt die Praxistauglichkeit: Eine Lösung wird nur dann konsequent genutzt, wenn sie sich einfach in den Arbeitsalltag einfügt — im Büro, im Homeoffice und auf der Baustelle. Datenschutz und eine Verarbeitung nach den geltenden Vorgaben sind dabei selbstverständlich zu beachten. Für die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Falls ziehen Sie bitte eine fachkundige Beratung hinzu; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Jetzt die Arbeitszeiterfassung digitalisieren

Mit der Zeiterfassung von Stella Workspace erfassen Ihre Beschäftigten Arbeitszeiten per Klick, behalten Salden im Blick und werten Zeiten pro Mitarbeiter und Projekt aus — alles an einem Ort. Sehen Sie sich die Funktionen am besten direkt an Ihrem eigenen Anwendungsfall an und fordern Sie eine Demo an.